A menudo cuando vamos a exponer en una feria nos asaltan las típicas dudas como, que material gráfico debo utilizar, debo o no contratar personal auxiliar y, en caso que sea necesario, cómo lo hago y por dónde empiezo. Hemos entrevistado a Lorena Smit, de Golden Goose Events en Barcelona que además de ayudarnos a entender qué buscar y cómo, nos da algunos consejos para la Mobile World Congress.

Dame tres razones como expositor para contratar a una agencia de azafatas para la Mobile World Congress.
En un ambiente tan competitivo como es el de las nuevas tecnologías es importante invertir en modos para destacar entre tus co-expositores. Si eres una empresa pequeña con poco personal propio o una “startup business”, te conviene tener apoyo adicional para llamar la atención de los visitantes, ya sea de forma promocional (azafatas que hagan destacar tu marca con prendas o materiales promocionales llamativos que incluyan tu número de stand y logos de empresa) o de forma más corporativa (asistencia de ventas o demostradores de producto, que pueden atender e informar al visitante mientras estas reunido/a para que no pierdas oportunidades de negocio.)
La contratación de personal para eventos es una forma muy efectiva y relativamente económica de marketing directo, siempre que se haga con una estrategia y una buena planificación previa. Con azafatas especializadas en ventas, hemos conseguido que algunos de nuestros clientes hayan aumento en un 200% la cantidad de contactos potenciales generados durante el transcurso de la feria. En Estados Unidos hay empresas que venden bases de datos con clientes potenciales del sector. Para conseguir una base de datos así, una empresa se puede gastar miles de euros, y todavía quedaría verificar esos contactos, por lo que visto desde esta perspectiva, la contratación de personal que sea capaz de generar contactos es una buena inversión a bajo coste.
Cuando una empresa gasta tanto dinero para estar 4 días rodeado de clientes potenciales, lo último que quiere es malgastar el tiempo atendiendo a clientes no cualificados (prensa, comerciales que intentan vender sus productos, visitantes no profesionales o sin poder de decisión). Una azafata puede llevar las tareas de atención general, además de atender a todos estos visitantes que te hacen perder el tiempo, para que te puedas centrar al 100% en tus reuniones con gente que si se merece tu tiempo.

Dame tres consejos para elegir correctamente una agencia de azafatas
Define tus expectativas antes de comenzar la búsqueda. Con qué propósito contratas al personal? Imagen? Venta? Asistencia general? Traducción? Una vez tengas estos propósitos bien definidos y pidas presupuestos y perfiles a diferentes agencias, fíjate si la agencia ha prestado atención a la hora de presentar perfiles. Por ejemplo, si tu prioridad es la venta, deberían incluir estudios y experiencias de trabajo en las fichas que te manden. Si no se toman esta molestia, quién te garantiza que hayan aplicado cualquier tipo de filtro a la hora de presentarte perfiles aptos para lo que tú buscas?
Asegúrate de que la agencia seleccionada te ofrezca una buena comunicación; que hablen tu idioma, que te contesten rápidamente cuando les llamas o escribes, que te entiendan en tus necesidades e intenten ayudarte en todo lo posible. También es importante saber que alguien de la agencia estará presente durante el evento o que por lo menos dispongas de un teléfono para emergencias.
No te bases únicamente en el precio cuando selecciones a tu agencia. El mercado de las azafatas se ha vuelto muy competitivo en los últimos años, gracias a gente con poca experiencia que lleva negocios al borde de la legalidad ofreciendo tarifas muy bajas. Puede parecer muy interesante pagar un 50% menos, pero la mayoría de las veces eso implica que la agencia paga mal a sus trabajadores, por lo que tienen poca motivación, o que no cumplen con los pagos de la seguridad social, lo que puede resultar en costosas multas y situaciones muy desagradables si hay inspecciones laborales durante el evento.

¿Qué te diferencia como agencia de azafatas en Barcelona?
Somos la única agencia en Barcelona especializada en personal bilingüe (Inglés y Castellano como requisitos mínimos). Nos dirigimos únicamente al cliente extranjero o el cliente español que necesita asistencia para eventos de carácter internacional (normalmente corporativo). Ofrecemos muy buenas condiciones de trabajo a nuestro personal, pagos rápidos, sueldos dignos y un trato personalizado y cercano. De cara a nuestros clientes podemos decir que ofrecemos una visión muy internacional del mundo de los eventos. Intentamos que cada contratación sea para el cliente una inversión en vez de un coste. Pensamos conjuntamente en maneras para conseguir sus metas, ya sea el reconocimiento de la marca, aumentar las ventas o asistir en la generación de contactos. Nos innovamos constantemente para adaptarnos a las necesidades del mercado. Un ejemplo reciente sería la implementación del video- casting para los procesos de selección a distancia.

¿Qué cualidades buscas en una azafata? ¿Qué conocimientos específicos debe tener para la Mobile?
Las cualidades de una buena azafata dependerán en gran parte del tipo de personal que busque el cliente. Por eso es importante que la agencia conozca personalmente a todos los miembros de su equipo. No tendrá las mismas cualidades una generadora de contactos dedicada a la venta, que una modelo promocional representando una marca de ropa en una apertura de tienda, por ejemplo. Si nos olvidamos por un momento de las tareas a realizar, las características más importantes de un buen miembro de equipo serían la pro-actividad (capacidad de mantenerse activo y con entusiasmo durante todo el evento y resolver posibles problemas por uno mismo), los modales (saber estar en cualquier situación y con cualquier tipo de público), la profesionalidad (ser puntual, vestir de manera adecuada y respetar las normas y peticiones del cliente y agencia) y la predisposición por el aprendizaje (personas que tengan interés por hacer su trabajo bien y aprender sobre cualquier empresa o producto que estén representando).

¿Cuáles son las ventajas de trabajar para una feria de éstas dimensiones?
En una feria como la MWC, dirigida a un público internacional y corporativo, nuestro personal tiene la oportunidad de brillar, ya que los requisitos de los clientes se ajustan perfectamente al tipo de servicio que ofrecemos. Durante 4 días tenemos todo tipo de personal trabajando, desde promotores repartiendo flyers hasta presentadores ofreciendo presentaciones de producto. Todos los clientes que visitamos durante el transcurso del evento nos recalcan lo satisfechos y contentos que están y eso nos da energía y felicidad para afrontar todo el proceso previo que a veces puede ser estresante. La MWC es siempre una muy buena oportunidad para conseguir material fotográfico de nuestros trabajos y también para ver en acción a prácticamente todos nuestros miembros de equipo al mismo tiempo, lo que no suele ocurrir muy a menudo.

¿Y la parte más dura?
Cuando tienes al 90% de tu equipo en activo en un evento, las 6-8 semanas previas a la feria son muy intensivas y requieren mucha concentración y trabajo de organización. A veces puede llegar a ser un poco estresante. También es una feria en la que a veces sientes que estás en una batalla de precios contra otras agencias. Cada año entran personas nuevas en el sector ofreciendo tarifas más bajas con las que no podemos competir. Es un poco decepcionante ver a grandes empresas seleccionar una agencia de azafatas con poca experiencia o credibilidad, por conseguir una tarifa más reducida.

¿Cuáles son las 5 ferias más relevantes de tu ciudad?
1. Mobile World Congress
2. Alimentaria- Salón Nautico
3. VM World
4. EIBTM
5. Barcelona Affiliate Conference
